国家档案局关于印发《电子档案移交与接收办法》的通知
各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、 馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委 档案部门,各中央企业档案部门,总参办公厅保密档案局、 解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各人民团体档案部 门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院:
《电子档案移交与接收办法》已经国家电子文件管理部 际联席会议第二次会议和国家档案局局务会议审议通过,现印发给你们,请结合本地区、本部门的实际情况遵照执行。
抄送:国家电子文件管理部际联席会议办公室。 各副省级市档案局馆。
国家档案局办公室秘书处2012年9月5日印发
电子档案移交与接收办法
第一章总 则
第一条 为规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案的真实、完整、可用和安全,保存党和国家历史记录,促进档案信息资源开发利用,按照国家有关法律法规和相关规定,制定本办法。
第二章电子档案移交
第五条 属于国家综合档案馆接收范围的电子档案,应当向同级国家综合档案馆移交。
第三章 电子档案接收
第十三条 国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台,进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。
第四章附 则
第二十一条 本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆,其他单位和档案馆可参照执行。
附件1
电子档案载体标注内容
载体标识:全宗号一年度一载体顺序号。8.套别是指档案馆存储电子档案载体的套号,用大写英文字 母A、B、C表示。A表示封存保管,B表示查阅利用,C表示异地备份。
附件2
(二)目录文件命名为“文件目录.XML”及“案卷目录.XML”,存放有关档案的目录信息,目录文件与每份电子档案相对应,根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述(将标识中的 “文件”二字改为“案卷”),每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。目录文件XML信息格式如下(encoding属性值可以是 “GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”):
<?xml version=" 1.0" encoding="GB 18030"?>〈/文件〉
·········
〈文件〉
·········
(四) 其他文件夹命名为“其他”,存放各种其他存入载体的文件, 主要包括:所釆用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件 命名规则、XML模式及交接信息(包含交接、迁移、转换、保存等元 数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件)等等, 这些文件应采用TXT、XML和符合长期保存要求的格式。
附件3
电子档案移交与接收登记表
交接工作名称
内容描述
移交电子档案数量
移交数据量
载体起止顺序号
移交载体类
型、规格
检验内容
单位名称
移交单位:
接收单位:
准确性检验
完整性检验
可用性检验
安全性检验
载体外观检验
填表人(签名)
年 月 日
年 月 日
审核人(签名)
年 月 日
年 月 日
单位(印章)
年 月 日
年 月 日
填写说明:
1.交接工作名称:按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次 等内容描述本次交接工作。
2.内容描述:交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方 式、过程等说明事项。
3.移交电子档案数量:交接档案的文件总数和案卷总数。
4.移交数据量:一般以GB为单位,精确到小数点后3位。
5.载体起止顺序号:在线移交时,按载体内电子档案的存储结 构组织数据,并标其顺序号。
6.移交载体类型、规格:在线移交时,填写“在线”。
7.准确性检验:检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前 后数据的一致性,可填写检验方法。
8.完整性检验:移交的档案和档案数据的完整性检验
9.可用性检验:检验电子档案的可读性等。
10.安全性检验:对计算机病毒等进行检测。
11.载体外观检验:检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。