实物档案数字化规范(DA/T 89—2022)

1 范围

2 规范性引用文件

3 术语和定义

       利用数字化扫描方式,将物体的空间外形、结构及色彩等立体信息转化为三维数字模型的过程。

       3.5
       实物档案特征点 featurepointofphysicalrecords
       反映实物档案空间外形、结构及色彩等特征信息发生显著变化的临界点。

4 总体要求
       4.1 应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素,统筹规划、科学开展实物档案数字化工作。实物档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR13028和 GB/T20530—2006提出的要求和建议。
       4.2 实物档案数字化的基本环节主要包括:数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
       4.3 应采用有效的管理和技术手段,确保实物档案数字化成果质量。实物档案数字化应遵循档案管理的客观规律,真实反映实物档案的有关信息,最大程度地展现档案原貌。
       4.4 实物档案数字化过程中,应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR13028提出的要求。
       4.5 应加强实物档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。
       4.6 加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

5 组织与管理
       5.1 机构及人员
             5.1.1 应建立实物档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等,确保数字化工作的顺利开展。
             5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务并具有较高调查研究水平和良好组织领导能力的管理人员,熟悉相关标准规范并能够为实物档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员,掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度,对工作人员进行规范化管理。
             5.1.3 为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核与管理。
       5.2 基础设施
             5.2.1 应配备专用加工场地并进行合理布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域。
             5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。
             5.2.3 应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备,确保设施设备满足实物档案数字化工作的需要。
       5.3 工作方案
             5.3.1 应在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,确保实物档案数字化工作达到预期目标。
             5.3.2 实物档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。
             5.3.3 应对实物档案数字化工作方案进行专家论证,确保其科学、规范、合理。
             5.3.4 实物档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。
       5.4 管理制度
             5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度,并在工作过程中严格执行,以有效保障档案实体安全和实物档案数字化成果质量。
             5.4.2 实物档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责,形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。
       5.5 工作流程控制
             5.5.1 应制定相关的工作流程和各环节操作规范等,对实物档案数字化全过程进行有效的控制,确保数字化成果质量。实物档案数字化流程示例参见附录A。
             5.5.2 应加强对实物档案数字化工作的全流程安全管理,及时对数字化加工过程各环节产生的数据进行备份。
             5.5.3 应建立完善的问题反馈机制,对实物档案数字化工作过程中发现的问题进行及时反馈和修正。
       5.6 工作文件管理
             5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的实物档案数字化工作文件,以此加强对数字化工作的管理。主要包括实物档案数字化工作方案、实物档案数字化审批书、实物档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、实物档案数字化成果移交清单等,采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作文件示例参见附录B。
             5.6.2 应加强对实物档案数字化工作文件的管理,明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。
       5.7 档案数字化外包
             5.7.1 实物档案数字化工作如需外包,相关工作应符合 DA/T68的相关要求。档案部门应从企业性质、股东组成、资金来源(构成)、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照 GB/T20530—2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力;从规章制度的建立健全情况等方面考查加工企业的管理能力。《国家秘密载体印制资质管理办法》给出了审查数字化加工企业保密资质的信息。
             5.7.2 在项目实施过程中,应从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交与接收、设备处理等层面执行严格的安全管理要求,进一步信息见《档案数字化外包安全管理规范》。
             5.7.3 档案部门应指派专门人员参与实物档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

6 档案出库
       6.1 档案保管部门应按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。
       6.2 实物档案数字化过程中,应根据工作需求设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放实物档案,并对实物档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保实物档案的安全。

7 数字化前处理
       7.1 确定实物档案数字化对象的特征点
       应对确定为数字化对象的实物档案完整数字化,不应遗漏特征点,确有不需要采集的特征点应加以标注。
       7.2 档案检查
             7.2.1 对实物档案进行外观检查,对损坏严重或有其他情况不利于数字化加工的,应进行适度的加固、清洗等技术处理。技术处理应根据实物档案具体情况合理选择,并符合有关档案保护的规定。
             7.2.2 检查实物档案的质量,对存在的问题进行记录。
             7.2.3 记录实物档案编号、材质、外形等信息。
       7.3 目录数据准备
             7.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则,对照实物档案有关信息,规范档案中的目录内容。
             7.3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况,在有关登记表中进行登记。

8 目录数据库建立
       8.1 应制定目录数据库数据规则,包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合 DA/T18对档案著录的要求,实物档案目录准备与目录数据库建立工作也应严格遵守DA/T18的相关规定。
       8.2 目录数据库选择时,应考虑通用数据格式转换问题,以便数据交换。
       8.3 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系,以便实物档案数字化成果的管理和利用。
       8.4 将实物档案数字化前处理工作中对实物档案目录进行修改、补充的结果录入数据库,形成准确、完整的目录数据。实物档案数字化目录数据中应至少包括档号、保管期限、年度、责任者、题名、材质、形制、参见号,以及数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等信息。
       8.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式,对目录数据的质量进行检查,检查内容包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

9 数字化采集
       9.1 基本要求
             9.1.1 应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的信息采集设备,进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证采集后数字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近档案原貌。
             9.1.2 应特别注意对档案实体的保护,采集过程中不应对档案实体造成损毁。
             9.1.3 在采集前,应对相应的采集设备和场所进行清洁、检查和调整,以确保实物档案数字化成果质量。
             9.1.4 应遵循相关设备的使用说明进行定期维护、保养。
       9.2 平面扫描
             9.2.1 适用于能以二维静态图像形式展示的实物档案,如奖状、证书、印模等。
             9.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描,也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时,相邻图像之间应留有足够的重叠,并且采用标板等方式明确说明分幅方法;若后期采用软件自动拼接的方式,重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。
             9.2.3 对于极其珍贵且尺寸不规则的档案,为方便直观显示原件大小,可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。
             9.2.4 为最大限度保留实物档案原件信息,便于多种方式的利用,宜全部采用彩色模式进行扫描。扫描色彩模式、扫描分辨率的选择应符合 DA/T31提出的要求和建议。

表 B.1 实物档案数字化审批书