国家档案局关于印发《国家重点档案 文件级目录数据验收办法（试行）》的通知
档发〔2017〕2 号
各省、自治区、直辖市档案局，有关计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局：
为加强国家重点档案目录基础体系建设项目管理，切实做好国家重点档案文件级目录数据验收工作，根据《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》《国家重点档案保护与开发项目管理办法》，我们制定了《国家重点档案文件级目录数据验收办法（试行）》。现印发给你们， 请遵照执行。
国家档案局
2017 年 3 月 6 日
国家重点档案 文件级目录数据验收办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为做好国家重点档案文件级目录数据（以下简称目录数据）验收工作，确保目录数据验收工作的权威性、科学性和规范性，根据国家档案局、财政部《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》和国家档案局《国家重点档案保护与开发项目管理办法》，制定本办法。
第二条 本办法所称国家重点档案文件级目录，是指“十三五”时期各地通过开展国家重点档案目录基础体系建设项目，向全国明清档案资料目录中心、全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心（以下简称目录中心）报送的国家需要永久保存的珍贵档案文件级目录。
第三条 本办法适用于目录数据的自查、审核与验收。
第四条 目录数据验收工作在国家档案局统一领导下，由目录中心和各级档案部门分级负责。目录中心负责目录数据的验收工作，省级档案部门（含计划单列市、新疆生产建设兵团，下同）负责本地区目录数据的审核、汇总和向目录中心报送工作，承担目录报送任务的各档案馆负责本馆报送目录数据的自查工作。
第五条 目录的验收以数据为主，采取数据验收与实地检查相结合的方式进行。
第二章 验收程序
第六条 承担目录报送任务的档案馆要做好目录数据报送前的自查工作，每年 11 月底前将通过自查的目录数据、审核申请和工作情况报告报所在地区省级档案部门审核。
第七条 省级档案部门要做好本地区各档案馆报送目 录数据的审核汇总工作，每年 12 月底前将通过审核的目录数据、验收申请及目录采集审核工作情况报告，分别报各目录中心验收。对未通过审核的目录数据，应退回报送单位， 并指导其进行修改。
第八条 目录中心要做好省级档案部门报送目录数据的验收工作，并将通过验收的目录数据导入数据库。对未通过验收的目录数据，应退回省级档案部门，并指导其进行修改。目录中心应于每年 3 月底前完成上年度目录数据的验收工作。
第九条 年度目录数据验收工作完成后，目录中心应将验收结果报国家档案局备案，并向国家档案局提交年度验收工作情况报告。
第十条 国家档案局根据目录中心的验收工作情况报告，对各地目录数据的上报、自查、审核、验收工作进行抽查，并组织目录中心对有关档案目录进行实地核查。
第三章 验收要求
第十一条 目录数据的审核与验收主要以抽检方式进行。抽检数量不得低于最低抽检比例要求，抽检的目录数据要有代表性，要覆盖全部报送全宗。目录数据的抽检差错率低于最高差错率的可判定为通过验收，高于最高差错率的判定为未通过验收。
第十二条 省级档案部门进行审核时，明清档案的最低抽检比例为 20%，最高差错率为 5%；民国档案的最低抽检比例为 10%，最高差错率为 0.3%；革命历史档案的最低抽检比例为 15%，最高差错率为 0.3%。
第十三条 目录中心进行验收时，明清档案的最低抽检比例为 5%，最高差错率为 5%；民国档案的最低抽检比例为2%，最高差错率为 0.3%；革命历史档案的最低抽检比例为10%，最高差错率为 0.3%。
第十四条 在审核与验收时，应依据有关目录数据采集具体要求，重点检查下列内容：
（一）目录数据是否属于报送范围。检查文件题名、文件形成时间和责任者等信息，判断是否属于目录中心接收范围。
（二）目录数据所有必要项目是否已按要求进行著录。
（三）文件题名是否符合著录要求。要检查文件题名是否清晰，要素是否完整，是否准确体现档案内容。
（四）著录项内容是否规范。要检查著录内容是否有错漏字，时间格式、数字格式、机构简称等是否符合要求。
（五）控制使用标识填写是否正确。要检查应控制使用档案是否已按要求标注了控制使用标识，还要检查非控制使用档案是否存在按控制使用档案进行标注的问题。
（六）目录数据是否存在重复上报。要检查档号、文件题名等是否重复，是否存在同一目录多次上报问题。
（七）文件格式、软件版本是否符合要求，目录数据是否已汇总为一个DBF 文件。
第十五条 目录数据未通过审核的，承担目录报送任务的档案馆应将目录数据修改后，在审核截止时间前向各省级档案部门申请再次审核。
第十六条 目录数据未通过验收的，省级档案部门应重新审核目录数据并组织修改，在验收截止时间前向目录中心申请再次验收。
第十七条 目录中心、省级档案部门和承担目录报送任务的档案馆应注意把握时间节点，确保按时完成有关工作。
第十八条 目录中心、省级档案部门和承担目录报送任务的档案馆，应认真整理并妥善保存验收工作中形成的有关材料和记录。
第四章 附 则
第十九条 目录中心和省级档案行政管理部门可以依据本办法，结合工作实际，制定具体实施细则。
第二十条 本办法由国家档案局负责解释。
第二十一条 本办法自 2017 年 3 月 10 日起施行。
